Welche Daten wir brauchen und woher sie kommen
Für die Prüfung: Ihre Rechnungen je Lieferstelle, daraus Verbrauch, Zähler und Vertragsdaten, dazu Name, Anschrift und Branche Ihres Unternehmens. Die Unterlagen erhalten wir von Ihnen, von Personen Ihres Unternehmens oder von einem Partner, der Sie betreut.
Je nach beauftragtem Verfahren zusätzlich: Antragsangaben, Steuernummer, Bankverbindung, Vollmacht und Unterschrift. Ohne die jeweils erforderlichen Angaben können wir die Leistung nicht erbringen.
Aus öffentlichen Quellen: Für Potenzialschätzungen recherchieren wir Unternehmensangaben wie Firmenname, Anschrift, Branche und Vertretungsberechtigte, etwa aus Registern und Websites sowie über spezialisierte Dienste. Welche das sind, steht in der Datenschutzerklärung.
Wer Ihre Daten sieht
Berechtigungen vergeben wir nach Rollen. Freigaben und Änderungen an Berechtigungen werden protokolliert. Melden Sie sich mit Passwort an, speichern wir davon nur einen Hash, nicht das Passwort selbst; alternativ ist die Anmeldung über Google möglich.
| Wer | Was | Wann |
|---|---|---|
| Personen Ihres Unternehmens mit Zugang | was Ihr Unternehmen betrifft, je nach Rolle und Berechtigung | solange der Zugang besteht |
| EnergyIQ | was für Prüfung und Verfahren nötig ist | während der Bearbeitung und im Rahmen der Aufbewahrung |
| Ein Partner, dem Sie zugeordnet sind, etwa Ihr Energieberater | Prüfstand, Potenzial, Abrechnung; je nach vereinbarter Betreuung Stammdaten und Unterlagen | nur bei Zuordnung |
| Dienstleister, zum Beispiel für Hosting, Netzwerk, E-Mail-Versand, Auslesen von Unterlagen, Recherche, Fehleranalyse und IT-Betrieb | technisch nötige Daten; im Auftrag tätige Dienstleister sind als Auftragsverarbeiter gebunden | laufend |
| Behörden, Netz- und Messstellenbetreiber, Lieferanten, Partnerkanzleien, Wirtschaftsprüfer | was das Verfahren braucht | nur bei beauftragten Verfahren |
Wie Rechnungen ausgelesen werden
Wir lesen Rechnungen softwaregestützt aus, teilweise mit künstlicher Intelligenz. Dafür nutzen wir die kommerzielle Schnittstelle eines Anbieters mit Sitz in den USA; dabei können vollständige Dokumentinhalte dorthin übermittelt werden. Der Anbieter nutzt die Daten standardmäßig nicht zum Training seiner Modelle und löscht Ein- und Ausgaben grundsätzlich innerhalb von 30 Tagen, vorbehaltlich gesetzlicher oder sicherheitsbedingter Ausnahmen. Den Anbieter nennt die Datenschutzerklärung. Was dabei herauskommt, ist eine Einschätzung; über Anträge entscheiden die zuständigen Stellen.
Partner
Arbeiten Sie mit einem Energieberater oder Vermittler zusammen, der mit uns kooperiert, kann er uns Ihre Unterlagen zur Potenzialprüfung bereitstellen. Erfolgt die Prüfung als Auftragsverarbeitung in seinem Auftrag, ist er für die Daten verantwortlich, es gelten seine Datenschutzhinweise, und wir arbeiten nach seinen Weisungen auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags. Beauftragen Sie EnergyIQ danach selbst, regeln wir die Weiterverwendung Ihrer Unterlagen gesondert. Wie Unterlagen im Einzelfall zu uns kommen, steht im Vertrag mit dem jeweiligen Partner; fragen Sie Ihren Partner oder uns.
Vollmachten
Damit wir Messdaten bei Ihrem Netzbetreiber anfordern oder gegenüber Lieferanten auftreten können, brauchen wir eine Vollmacht Ihres Unternehmens. Für Anträge bei Behörden erteilen Sie je nach Verfahren die Vollmacht an die mandatierten Partnerkanzleien. Wir prüfen vorher, dass die unterschreibende Person Ihr Unternehmen vertreten darf. Das ist keine Formalie: In einem Fall fragte ein Lieferant direkt beim Kunden nach, weil ihm die Unterschrift auf der Vollmacht nicht genügte. Auch mit Vollmacht kann ein Netzbetreiber Rückfragen stellen oder weitere Nachweise verlangen.
Wir treten nur mit Ihrer Vollmacht auf und nur für die Zwecke, die darin stehen. Wofür und wie lange sie gilt, steht in der Vollmacht selbst; Fragen dazu beantworten wir, bevor Sie unterschreiben.
Wie lange wir speichern
- Anfragen und Potenzialprüfungen ohne Zusammenarbeit: bis zum Abschluss der Bearbeitung.
- Prüfungen als Auftragsverarbeitung für einen Partner: nach den mit dem Partner vereinbarten Löschfristen.
- Benutzerkonten: solange der Zugang besteht, danach nur, soweit offene Vorgänge oder gesetzliche Pflichten es erfordern.
- Beauftragte Verfahren und Abrechnung: während der Bearbeitung, danach nach den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.
- Technische Protokolle und Rechercheergebnisse: solange sie für Fehlerklärung, Sicherheit oder den Recherchezweck nötig sind.
- Zur Wahrung von Rechtsansprüchen können Daten bis zum Ablauf der Verjährung oder bis zum Abschluss eines Rechtsstreits aufbewahrt werden.
Was wir nicht versprechen
Wir behaupten keine Zertifikate und nennen keine Löschfristen oder Speicherorte, die nicht in unserer Datenschutzerklärung stehen. Einige Dienstleister haben ihren Sitz in den USA, und bei internationalen Anbietern sind Zugriffe aus Drittländern möglich. Wir stützen solche Übermittlungen auf das EU-US Data Privacy Framework oder EU-Standardvertragsklauseln. Statistik- und Marketingwerkzeuge auf der Website setzen wir nur mit Ihrer Einwilligung ein, getrennt nach Zweck; im Kunden- und Partner-Cockpit laden wir keine Werbewerkzeuge. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit in den Cookie-Einstellungen widerrufen.
Was Sie selbst tun können
Laden Sie nur die Unterlagen hoch, die wir anfordern; für den Einstieg genügt die letzte vollständige Jahresrechnung je Lieferstelle. Geben Sie Zugänge zu Ihrem Unternehmenskonto nur an Personen, die sie brauchen, und entziehen Sie sie, wenn jemand ausscheidet. Prüfen Sie vor der Unterschrift, ob die Vollmacht auf Ihr Unternehmen lautet und von einer vertretungsberechtigten Person unterschrieben wird. Und wenn Sie nicht wissen, ob Sie einem Partner zugeordnet sind, fragen Sie uns: Wir sagen Ihnen, wer Ihre Daten sehen kann.
Ihre Rechte
Sie können nach den gesetzlichen Voraussetzungen Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Übertragung Ihrer Daten verlangen. Einwilligungen können Sie jederzeit für die Zukunft widerrufen. Einer Verarbeitung auf Grundlage unseres berechtigten Interesses können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen, Direktwerbung jederzeit ohne Begründung. Schreiben Sie an [email protected]; betrifft Ihre Anfrage eine Verarbeitung im Auftrag eines Partners, unterstützen wir diesen bei der Bearbeitung. Beschweren können Sie sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde; für EnergyIQ zuständig ist der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit.
Häufige Fragen
Für den Start Ihre Strom- und Gasrechnungen und Angaben zum Unternehmen. Je nach beauftragtem Verfahren kommen weitere Angaben dazu, etwa Steuernummer, Bankverbindung, Vollmacht und Unterschrift.
Die Rechnung wird softwaregestützt ausgelesen, teilweise mit künstlicher Intelligenz eines Dienstleisters mit Sitz in den USA. Er nutzt die Daten standardmäßig nicht zum Training und löscht Ein- und Ausgaben grundsätzlich innerhalb von 30 Tagen, vorbehaltlich gesetzlicher oder sicherheitsbedingter Ausnahmen. Das Ergebnis ist eine Einschätzung; über Anträge entscheiden die zuständigen Stellen.
Nur, wenn Sie dem Partner zugeordnet sind: den Stand der Prüfung, das Potenzial und Abrechnungsangaben, je nach vereinbarter Betreuung auch Stammdaten und Unterlagen. Ergebnisse unserer Unternehmensrecherche, etwa Branche und Anschrift, können wir einem anfragenden Partner bereitstellen; Ihre Rechnungen gehören nicht dazu.
Daten aus Anfragen und Potenzialprüfungen speichern wir bis zum Abschluss der Bearbeitung, wenn keine Zusammenarbeit folgt. Rechercheergebnisse zu Ihrem Unternehmen bewahren wir auf, solange der Recherchezweck es erfordert. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten und die Wahrung von Rechtsansprüchen bleiben unberührt.
An die Stellen, die das Verfahren braucht: Behörden wie Hauptzollamt oder BAFA, Netz- und Messstellenbetreiber, Lieferanten sowie die mandatierten Partnerkanzleien und Wirtschaftsprüfer.
Ja, bei Anbietern mit Sitz in den USA und bei internationalen Unternehmensgruppen, auch bei Support- und Administrationszugriffen. Wir stützen das auf das EU-US Data Privacy Framework oder auf EU-Standardvertragsklauseln. Eine Kopie der Garantien erhalten Sie auf Anfrage.
Erfolgt die Prüfung als Auftragsverarbeitung im Auftrag eines Partners, arbeiten wir nach dessen Weisungen auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags. Beauftragen Sie EnergyIQ später selbst, wird die Weiterverwendung der Unterlagen gesondert geregelt.
An [email protected]. Sie können nach den gesetzlichen Voraussetzungen Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Übertragung verlangen, Einwilligungen widerrufen und der Verarbeitung widersprechen. Beschweren können Sie sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde; für EnergyIQ zuständig ist der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit.
Ihr nächster Schritt
Möchten Sie Ihre Rechnungen prüfen lassen? Laden Sie nur die Unterlagen hoch, die wir anfordern. Maßgeblich ist unsere Datenschutzerklärung.